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Das Vorschaubild soll über einen http-URI abrufbar sein. Die DDB lädt die Bilddatei von den Webservern der Datenpartner herunter, skaliert sie in das Anzeigeformat der DDB und speichert sie intern zu Vorschauzwecken ab. Weitere Anforderungen zur Übermittlung der Dateien über das HTTP-Protokoll sind in den Erläuterungen zu den technischen Metadaten der Mediendateien beschrieben. Alternativ ist auch ein direktes Mitliefern der Mediendateien an die Fachstellen, z.B. auf einem Datenträger, per FTP-Upload oder über einen Filesharing Dienst möglich. Die Mediendateien werden dann aus den Metadaten mithilfe eines eindeutigen Identifikators in Form des Dateinamens referenziert.
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