Die Gesamtaufnahme enthält die Informationen, die alle Teile des Werks gemeinsam haben (z. B. Titel des Gesamtwerks, Verlag, Verfasser usw.). Sie beschreibt die oberste Hierarchiestufe des mehrteiligen Werks und ermöglicht es, die einzelnen Bände für die Anzeige in der DDB miteinander in Beziehung zu setzen. Gesamtaufnahmen müssen auch dann bereitgestellt werden, wenn nur einzelne Teile des mehrteiligen Werks digitalisiert vorliegen. Für die Gesamtaufnahme eines mehrteiligen digitalisierten Werks ist die Verwendung der folgenden MARC21-Felder verpflichtend.
<marc:leader>
Administrative Metadaten
Das Element marc:leader enthält die Satzkennung aus dem Feld leader. Dies sind Informationen für die Verarbeitung des Datensatzes in Form von Codes. Entsprechend der MARC21-Spezifikation müssen alle Positionen im leader besetzt werden. Welche Zeichen erlaubt sind, wird in der MARC21-Spezifikation für das Feld leader beschrieben. Für die Lieferung der Daten an die DDB gilt für die Gesamtaufnahme eines mehrteiligen Werks:
- Pos. 06 – muss ein a enthalten (= Sprachmaterialien),
- Pos. 07 – muss ein m enthalten (= Monograph/Item),
- Pos. 09 – muss ein a enthalten (= Unimarc),
- Pos. 19 - muss ein a enthalten (= ein Datensatz, der für ein Set aus mehreren Stücken angelegt wurde).
<marc:controlfield>
Administrative Metadaten
Für die in MARC21 spezifizierten Kontrollfelder muss das Element marc:controlfield verwendet werden. Die Kontrollfelder enthalten weitere maschinenlesbare codierte Angaben, die für die Verarbeitung des Datensatzes verwendet werden. Für die Lieferung der Daten an die DDB sind die folgenden Kontrollfelder verpflichtend:
Feld 001
Enthält den Identifier des Datensatzes und ist entsprechend den von der DDB definierten Anforderungen an die Lieferdaten verpflichtend.
Feld 003
Enthält den Identifier des Datengebers (ISIL) und ist entsprechend den von der DDB definierten Anforderungen an die Lieferdaten verpflichtend.
Feld 005
Enthält Datum und Zeit der letzten Bearbeitung des Datensatzes und dient bei der Verarbeitung der Daten für die DDB zur „Versionierung“ der Lieferdaten.
Feld 007
Dient der physischen Beschreibung des Objekts. Für die Gesamtaufnahme einer mehrteiligen Textwerks gilt:
- 00 – muss ein t enthalten (= Text)
Feld 008
Dient ebenfalls der maschinenlesbaren physischen Beschreibung des Objekts u.a. unter Verwendung von Codes. Entsprechend der MARC21-Spezifikation müssen alle Positionen in Feld 008 besetzt werden. Welche Zeichen erlaubt sind, wird in der MARC21-Spezifikation für das Feld 008 beschrieben. Für die Lieferung der Daten an die DDB gilt für die Gesamtaufnahme eines mehrteiligen digitalisierten Werks:
- Pos. 06 – handelt es sich um ein abgeschlossenes mehrteiliges Werk, muss Pos. 06 ein d enthalten (Zeitraum, in dem das Werk erschienen ist), ist das mehrteilige Werk noch nicht abgeschlossen, muss Pos. 06 ein c enthalten (Jahr, in dem der erste Teil des Werks erschienen ist).
- Pos. 07 – 10 enthält dann das Jahr, in dem der erste Teil des Werks erschienen ist.
- Pos. 11 – 14 enthält entweder das Jahr, in dem der letzte Teil des Werks erschienen ist (Pos. 06 enthält ein d) oder Leerzeichen (wenn Pos. 06 ein c enthält).
- Pos. 23 – muss ein o enthalten (= Online)
- Pos. 35 – 37 enthält den Sprachcode
<marc:datafield>
Für alle weiteren MARC21-Felder, die der bibliographischen Beschreibung des Werks bzw. der Ausgabe dienen, wird das Element marc:datafield verwendet.
Sprachangabe
Feld 041
Für die Weitergabe der Daten an Europeana ist die Angabe der Sprache bei Textwerken verpflichtend. Die Sprache muss in Feld 041 in dem Unterfeld a bereitgestellt werden.
Objekttitel
Feld 245
Die Angabe eines aussagekräftigen Titels ist entsprechend den von der DDB definierten Anforderungen an die Lieferdaten verpflichtend. Der Titel muss in Feld 245 in Unterfeld a bereitgestellt werden.
Objekttyp
Feld 655
Die Angabe des Objekttyps ist entsprechend den von der DDB definierten Anforderungen an die Lieferdaten verpflichtend. Der Objekttyp muss in Feld 655 in Unterfeld a bereitgestellt werden.
Inhaltstyp
Feld 336
Enthält Informationen zur allgemeinen Art des Objekts. Der Inhaltstyp muss in Feld 336 in Unterfeld b bereitgestellt werden. Handelt es sich bei dem Inhalt des mehrteiligen Werks überwiegend um Text, muss das Unterfeld b den Wert txt enthalten.
Link zum Digitalen Objekt
Feld 856
Die Angabe eines eindeutigen persistenten Links zu dem Digitalen Objekt ist entsprechend den von der DDB definierten Anforderungen an die Lieferdaten verpflichtend. Der Link muss in Feld 856 in Unterfeld u bereitgestellt werden.
Rechtsstatus für das Digitale Objekt
Feld 540
Die Angabe der Rechte, die für das Digitale Objekt gelten, ist entsprechend den von der DDB definiertenAnforderungen an die Lieferdaten verpflichtend. Der Rechtsstatus muss in Feld 540 in Unterfeld u bereitgestellt werden. Das Unterfeld u muss einen der von der DDB erlaubten Lizenz-URI enthalten.
Informationen zur Digitalisierung
Feld 533
Handelt es sich bei dem Digitalen Objekt um ein Digitalisat, dann muss die Institution, die für die digitale Reproduktion verantwortlich ist (z. B. die Entstehung beauftragt hat) und sie veröffentlicht hat, in Feld 533 in Unterfeld c genannt werden.
Weitere Informationen
Neben diesen Pflichtelementen sollten weitere Elemente verwendet werden, die dazu dienen, das Werk bzw. die Ausgabe möglichst ausführlich zu beschreiben und so dessen Wiederauffindbarkeit in der DDB zu verbessern. Welche MARC-Felder in der DDB für Suche und Anzeige der Daten berücksichtigt werden, wird im Abschnitt MARC21-Felder in der DDB dieses Anwendungsprofils beschrieben.