Vergleich mit Standards und Datenbankmodellen
Die Minimaldatensatz-Empfehlung baut auf einem Vergleich der für die digitale Erschließung und Online-Veröffentlichung von Objekten aus Museen und Sammlungen einschlägigen Standards auf (u. a. DFG-Basisdatenset, DFG-Praxisregeln "Digitalisierung": LIDO-Kernmetadaten, European Data Model). Zudem wurden die Datenfeldkataloge der beiden Verbunddatenbanken digiCULT und museum-digital verglichen. Diese Konkordanz kann bei Interesse auf den einzelnen Datenfeldseiten im öffentlichen Wiki der Deutschen Digitalen Bibliothek nachgelesen werden.
Hinsichtlich der (digitalen) Erschließung wurden die Handreichungen des Deutschen Museumsbundes zur Grunderfassung berücksichtigt (Datenfeldkatalog zur Grundinventarisation (1993), Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten (2011), Digitale Grunderfassung. 10 Grundsätze (2022)). Weil die darin besprochenen Datenfelder nicht formal spezifiziert sind, werden diese Handreichungen in den Konkordanztabellen nicht aufgeführt.
Deutsche Digitale Bibliothek, Europeana und LIDO
Entscheidend neben der Berücksichtigung der Standards und Datenfeldkataloge bei der Erstellung der Minimaldatensatz-Empfehlung war die Abdeckung der für eine Teilnahme an den Portalen Deutsche Digitale Bibliothek und Europeana verpflichtenden Datenfelder. Werden Objektdaten entsprechend der Minimaldatensatz-Empfehlung aufbereitet, so sind alle Anforderungen an die Daten dieser beiden Portale erfüllt und so ist der Weg für eine Teilnahme geebnet. Diesem Anspruch ist es geschuldet, dass in der Minimaldatensatz-*Empfehlung* einige Datenfelder als *verpflichtend* ausgewiesen sind.
Weil die Empfehlung darauf abzielt, möglichst gut verständlich und leicht zugänglich zu sein, verwendet sie nur begrenzt technischen Jargon und IT-Fachbegriffe. Aufgrund der gewünschten Kompatibilität mit LIDO (Lightweight Information Describing Objects), dem Dateneinfangsformat der Deutschen Digitalen Bibliothek, werden pro Datenfeld entsprechende Beispiel-Ausschnitte aus LIDO-Dateien bereitgestellt. Diese zu lesen ist für das Verständnis der Datenfelder nicht notwendig.
Erfassung und Export
Die Datenfelder wurden in zwei Bereiche gruppiert: Datenfelder, die bei der Erfassung befüllt werden sollen (“Datenfelder (Erfassung)”) und solche, die erst zum Zeitpunkt des Exports aus dem genutzten Datenbanksystem erstellt bzw. durch Anreicherung der exportierten Daten generiert oder befüllt werden (“Datenfelder (Export)”).
Neben den in der Minimaldatensatz-Empfehlung genutzten Datenfeldnamen werden pro Datenfeld weitere gängige Datenfeldbezeichnungen erwähnt, um die Anwendbarkeit der Empfehlung für die Erschließungspraxis in der Breite der Museums- und Sammlungslandschaft zu verdeutlichen. Für Hinweise zu weiteren gängigen Datenfeldbezeichnungen ist die AG Minimaldatensatz dankbar.
Für jedes Datenfeld werden Erfassungshinweise und wo zutreffend Vokabularempfehlungen gegeben. Für zusätzliche Unterstützung bei der Befüllung der Datenfelder und Nutzung von Normvokabularen sollten sich die Nutzer*innen der Empfehlung an die Museumsberatungsstellen der Länder wenden.
FAIR und CARE
Ein Anspruch der Minimaldatensatz-Empfehlung ist es, Museen und Sammlungen bei ihrer Publikationspraxis zu befähigen, die sogenannten FAIR-Prinzipien einzuhalten und ihre Objektinformationen für Linked Open Data bereit zu machen. Die Kompatibilität mit dem LIDO-Datenformat ist hierfür eine wichtige Weichenstellung. Die neben den FAIR-Prinzipien ebenfalls international und national geforderten CARE-Prinzipien, die neben der Offenheit der Daten ethische Aspekte der Publikation von Kulturdaten ins Blickfeld rücken, wurden bei der Erarbeitung der Minimaldatensatz-Empfehlung konsultiert. In Zukunft sollen diese Eingang in die Erfassungshinweise finden.
Mindestanforderungen, Verständlichkeit
Eine Besonderheit von LIDO besteht darin, dass beschreibende Objektinformationen oftmals sowohl als “menschenlesbares” Textfeld als auch als “maschinenlesbares” URI-Feld, in dem eindeutige Identifikatoren in Form von persistenten Links bereitgestellt werden. Dieser Umstand wird von der Minimaldatensatz-Empfehlung berücksichtigt, was dazu führt, dass manche Datenfelder, wie etwa das Feld "Person/Körperschaft" in einem "Ereignis in der Objektgeschichte" oder das Feld "Verwahrende Einrichtung", in Wirklichkeit mehrere Datenfelder, jeweils ein Textfeld und ein URI-Feld, darstellen. Zudem wird in der Minimaldatensatz-Empfehlung darauf hingewiesen, wenn Datenfelder oder Feldgruppen bestenfalls wiederholbar sein sollten.
Eine weitere Besonderheit von LIDO ist, dass die Sprache der Objektinformationen mindestens auf Gesamtdatensatzebene und bedarfsweise auch auf Datenfeldebene gekennzeichnet werden muss. Deshalb gibt es ein Datenfeld für die Sprachauszeichnung des Datensatzes, die auch dann vorgenommen werden muss, wenn die Objektinformationen nur in einer Sprache, etwa auf Deutsch, vorliegen.
Die Empfehlung berücksichtigt die Mindestbedarfe aller Museumsarten, Sammlungen und Fachdisziplinen. Dabei sollte sie möglichst schlank und gut verständlich bleiben. Falls eines der beiden Kriterien Ihrer Meinung nach zu kurz kommt, bitten wir Sie herzlich um Rückmeldung.